E-pošte su značajan čimbenik suvremene i poslovne komunikacije. Jeste li znali da prosječni radnik svakodnevno prima gotovo 80 poruka e-pošte? Uz toliko mnogo poruka, neke su često manje učinkovite, a i pogrešno shvaćene.

Dakle, za pisanje učinkovite e-pošte, etiketa, format i stil su važni čimbenici koje trebate uzeti u obzir. Da biste postigli rezultate, morate znati kako sastaviti te postupke u svoju e-poštu.

Pa, ne brinite! Evo kako, u nekoliko koraka, možete napisati učinkovitu e-poštu.

  • O pozdravima

Započnite svoju e-poštu pozdravljajući primatelja na sažet i profesionalan način. Možete se obratiti drugoj osobi po njihovom imenu. Ako ne možete, jednostavno napišite:

  • Koga se tiče,
  • Dragi gospodine/gospođo,

Neki primjeri službenih pozdrava su:

  • Dragi Alex,
  • Draga gospođo Johnson,

Međutim, ako imate opušten odnos, osobu možete pozdraviti i sa „zdravo, Johne.“

  • Zahvalite se primatelju

Ako odgovarate na upit primatelja, započnite svoju e-poštu linijom zahvale, na primjer, „Hvala na ukazanom zanimanju za naš proizvod.“

Ili, ako je osoba odgovorila na bilo koju vašu e-poštu, možete početi s “Hvala na brzom odgovoru”. Budući da je najvažnije započeti e-poštu s pozitivnim tonom, bilo bi sjajno započeti je zahvaljujući se primatelju. To će također pridonijeti tome da izgledate pristojnije, što je dobra stvar.

Također, možete započeti s kratkom šalom koja vas spaja. Trebala bi sadržavati i kako ste se povezali. Neki od primjera su:

  • Jučerašnji sastanak s Vama je bio sjajan.

Ako želite zadržati opušten i topao ton, možete napisati: „Nadam se da ste dobro.“

  • Započnite sa svojim ciljem

Pozdravi i zahvaljivanje primatelju trebaju biti kratki, a nakon toga morate prijeći na stvar. Možete početi s „pišem u vezi s …“ ili „želim se raspitati o …“

Vaš cilj mora biti objašnjen početkom e-pošte, prije nego što pređete na glavni dio iste. Također, budite sigurni da su vaše rečenice jasne i sažete jer ljudi žele brzo čitati e-poštu. Neki čak samo prelete kroz nju.

Sljedeće važne stvari koje biste trebali imati na umu su gramatika, interpunkcija i pravopis. To bi pomoglo u stjecanju profesionalnog ugleda vaše tvrtke.

  • Dodajte završne napomene

Zaključite kratkom rečenicom koja čini vaš cilj lako razumljivim. To bi moglo uvjeriti primatelja da djeluje ili da samo lagano prekine razgovor. Neki primjeri su:

  • Veselim se Vašem odgovoru.
  • Javite mi Vaše mišljenje.
  • Budimo u kontaktu.
  • Završite s pristojnim zaključkom

Posljednji korak bi bio da se vaša e-pošta završi odgovarajućim zaključkom i vašim imenom. Možete koristiti „iskreno“, „lijep pozdrav“ ili „hvala“.

Prije pritiska na gumb za slanje, pročitajte e-poštu. Provjerite da nema tiskarskih pogrešaka, pogrešaka u interpunkciji ili gramatičkih pogrešaka. Čak i najmanja pogreška može učiniti vašu  e-poštu nestručnom ili površnom, što je upravo suprotno od onoga što želite postići.

Zaključak

Dakle, ovo su bili osnovni savjeti za pisanje učinkovite, ali zanimljive poslovne e-pošte, koji će zasigurno dobiti pozitivne ishode. Jesmo li nešto zaboravili? Ili imate neke određene savjete za koje je dokazano da su učinkoviti sa vašim klijentima ili poslovnim partnerima? Javite nam u komentarima!